perlengkapan kantor

Berikut ini beberapa perlengkapan kantor (Office Stationary) yang sering digunakan dalam perusahaan :

1. Kertas

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.

2. Pensil dan Penghapus



contoh jenis ketebalan pensil

Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.

3. Pulpen



pulpen ballpoit untuk kantoran

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpengel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.

4. Tipe –X

Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.



5. Penjepit kertas



aneka jenis dan bentuk Paper Clip

Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.



binder clip dengan berbagai ukuran

Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak. Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.

6. Tinta printer



warna tinta printer

Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenisInkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.

7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc



aneka ragam media penyimpanan digital

Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.

8. Tempat Kartu Nama



tempat kartu nama untuk kantor

Kartu nama merupakan benda kecil yang berguna sebagai media promosi dan sekaligus sebagai kartu identitas yang mewakili perusahaan. Selain dapat dibawa kemana-mana untuk menjalin relasi, kartu nama biasanya juga selalu ada di meja kantor dengan wadah khusus. Tempat kartu nama bisa beragam bentuk dan bahan yang digunakan, mulai dari bahan mika, kayu, logam dan lain sebagainya.

9. Kop Surat



Contoh Kop Surat

 Bagi perusahaan yang ingin usahanya berkembang dan terus maju, kop surat menjadi salah satu perlengkapan kantor yang harus disediakan guna memenuhi kebutuhan korespondensi kantor. Kop surat selain bisa sebagai alat untuk menunjukkan identitas perusahaan, perlengkapan ini juga efektif digunakan sebagai media promosi melalui surat.

10. Amplop



Amplop Surat lucu/ selfpromotion creativebloq.com

Amplop menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat. Selain berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga bisa digunakan sebagai media promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat. Amplop yang difungsikan sebagai branding usaha biasanya akan dibuat dengan desain yang menarik agar mampu memunculkan kesan yang baik bagi penerimanya. Berbagai bahan dan bentuk bisa dieksplorasi agar mampu tampil beda dengan amplop yang dimiliki perusahaan 

https.//www.Google.Co.Id

peralatan kantor

Meja Kantor Modern

Meja kantor merupakan salah satu furniture yang didesain secara khusus untuk peralatan kantor. Bentuk meja yang didesain untuk kebutuhan kantor ini biasanya dilengkapi dengan beberapa laci yang bisa digunakan untuk menyimpan berbagai macam arsip, alat tulis, maupun perlengkapan penting lainnya.

Sebagai salah satu peralatan kantor yang penting, meja kantor banyak dibuat dengan beragam desain yang dapat digunakan oleh pimpinan dan para karyawan perusahaan dalam melakukan berbagai aktivitas operasional perkantoran. Kebutuhan meja untuk jajaran pimpinan perusahaan seringkali memiliki perbedaan dengan meja yang digunakan untuk karyawan lainnya. Perbedaan ini bisa dari bentuk desainnya, jenis bahan yang digunakan, maupun fungsinya.

Bagi banyak perusahaan, peralatan kantor selain meja yang difungsikan untuk kantor juga terdapat meja tamu yang digunakan untuk menemui para klien maupun nasabah. Meja ini seringkali diletakkan di ruang lobi kantor maupun ruang khusus untuk penerima tamu.

Ada banyak pertimbangan dalam memilih meja kantor yang baik. Beberapa pertimbangan tersebut diantaranya adalah :

Kekuatan dan daya tahan. Untuk menjamin meja kantor memiliki kekuatan dan daya tahan lama, satu hal yang paling berpengaruh adalah bahan yang digunakan. Semakin berat beban yang akan diletakkan di atas meja maka akan membuatuhkan kualitas bahan yang lebih kuat. Apapun bahan meja yang digunakan biasanya memiliki tingkatan kelasnya masing-masing, misalnya untuk meja dari bahan kayu maka bisa dipilih jenis kayu keras agar awet, sedangkan meja dari bahan logam bisa dipilih yang dari baja, 

Tugas Tugas Seorang Sekretaris

Tugas Tugas Seorang Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu

2. Menerima telepon

3. Mengambil dikte dan melatinkan

4. Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

a. Membuka surat.masuk untuk pimpinan

b. Menerima dikte.

c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.

d. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.

e. Menata arsip/surat.

f. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

g. Mengurus dan mengendalikan surat

h. Menyiapkan pembuatan laporan

i. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

j. Mengelola kas kecil

k. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen

b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

c. Menyusun surat rahasia(confidential).

d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )

e. Menyusun acara pertemuan bisnis.

f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan

g. Mengurus masalah dengan bank

h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi

i. Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

a. Mengurusi Rumah tangga kantor.

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

c. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan

5. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuanganyang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

a. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. Tugas Resepsionis

 Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9. Tugas kreatif

Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi

a. Membuat perencanaan kerja

b. Mempelajari pengetahuan tentang bank

c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil

d. Pemantapan kepribadian

e. Efisinsi kerja

f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan

g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan

h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

i. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan

j. Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan

k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)

l. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat 

http://ghesa123.Weebly.Com/hom

Tugas Tugas Seorang Sekretaris

Tugas Tugas Seorang Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu

2. Menerima telepon

3. Mengambil dikte dan melatinkan

4. Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

a. Membuka surat.masuk untuk pimpinan

b. Menerima dikte.

c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.

d. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.

e. Menata arsip/surat.

f. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

g. Mengurus dan mengendalikan surat

h. Menyiapkan pembuatan laporan

i. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

j. Mengelola kas kecil

k. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen

b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

c. Menyusun surat rahasia(confidential).

d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )

e. Menyusun acara pertemuan bisnis.

f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan

g. Mengurus masalah dengan bank

h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi

i. Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

a. Mengurusi Rumah tangga kantor.

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

c. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan

5. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuanganyang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

a. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. Tugas Resepsionis

 Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9. Tugas kreatif

Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi

a. Membuat perencanaan kerja

b. Mempelajari pengetahuan tentang bank

c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil

d. Pemantapan kepribadian

e. Efisinsi kerja

f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan

g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan

h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

i. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan

j. Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan

k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)

l. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat 

http://ghesa123.Weebly.Com/hom

tugas sketaris